직무 소개 : 비서·임원 수행비서 – 경영자의 든든한 오른팔

임원의 바쁜 하루 뒤에는 항상 그 일정을 계획하고 조율하는 사람이 있습니다.
바로 비서·임원 수행비서입니다.

 

이 직무는 단순한 일정 관리자가 아니라, 임원의 업무 효율을 극대화하는 조력자이자 회사의 대외 이미지를 관리하는 사람입니다.
이번 글에서는 비서·임원 수행비서의 하루 일과, 주요 업무, 필요한 역량, 어려움과 보람, 커리어 확장 가능성을
실제 근무 현장을 바탕으로 구체적으로 소개합니다.

 

 

 

비서 - 임원 수행비서란?

비서·임원 수행비서는 임원이나 경영자의 일정·업무·대외 활동을 지원하는 직무입니다.
회사 규모에 따라 ‘전담 비서’, ‘공용 비서’, ‘수행비서’ 등 형태가 다릅니다.

주요 고용 형태

• 대기업·중견기업 정규직
• 중소기업 비서·행정 겸직
• 파견·계약직(공공기관·협회 등)

주요 업무 범위

• 임원 일정·회의·출장 관리
• 회의 자료·보고서 작성
• 대내외 연락·응대
• 방문객 안내·미팅 준비
• 출장 동행·수행 업무
• 경영진 지시사항 전달·추적
  
  

하루 일과 - '임원의 하루를 설계합니다'

08:30~09:00 – 출근 및 일정 점검

• 당일 회의·미팅·출장 일정 확인
• 긴급 변경사항 체크
• 메일·메신저 확인
  
  

09:00~11:00 – 회의·미팅 준비

• 회의실 예약·세팅
• 자료 인쇄·배부
• 참석자 일정 확인 및 안내
  
  

11:00~12:00 – 문서·보고서 작성

• 임원 지시사항 관련 자료 취합
• 보고서·발표자료 제작 지원
  
  

12:00~13:00 – 점심

13:00~15:00 – 대외 활동·수행 업무

• 외부 미팅 동행
• 차량 이동 중 일정 브리핑
• 미팅 중 기록·메모
  
  

15:00~17:00 – 행정 지원

• 결재 서류 전달·회수
• 출장 준비(숙소, 항공, 차량 예약)
• 외부 연락·응대
  
  

17:00~18:00 – 마감 정리

• 다음 날 일정 최종 확인
• 미처리 지시사항 체크
• 퇴근 전 보고

힘든 점 - '늘 한발 앞서 준비해야 합니다'

 

① 시간 압박이 크다

• 임원의 일정은 촉박하게 변할 수 있어 즉각 대응이 필요합니다.

② 다양한 업무 동시 처리

• 회의 준비, 외부 연락, 행정 업무를 동시에 처리해야 합니다.

③ 높은 정확성과 신뢰 필요

• 실수는 임원과 회사 이미지에 직접적인 영향을 줍니다.

④ 정신적·체력적 소모

• 출장, 야근, 주말 근무가 있을 수 있습니다.
  
  

신입 비서에게 드리는 조언

 

• 일정 관리 능력 필수
  달력·일정 앱을 적극 활용해 중복·누락을 방지하세요.
• 문서·프레젠테이션 능력
  보고서와 발표자료 제작에 능숙해야 합니다.
• 비즈니스 매너
  방문객 응대, 전화·메일 커뮤니케이션에서 회사의 얼굴이라는 마음가짐이 필요합니다.
• 임원 스타일 파악
  의사결정 속도, 선호하는 보고 방식 등을 빨리 익히면 효율이 높아집니다.
  
  

보람 - '내가 관리한 하루가 임원의 성과로 이어진다'

 

• 준비한 일정이 계획대로 진행될 때
• 임원이 “덕분에 편하게 일했다”라고 말할 때
• 대외 미팅에서 회사 이미지가 긍정적으로 평가될 때

비서·수행비서는 경영진의 성공을 뒷받침하는 숨은 주역입니다.

커리어 확장 - 비서에서 경영지원 전문가로

확장 가능 경로

• 비서팀·행정지원팀 리더
• 총무·인사·경영지원 분야
• 프로젝트 매니저(PM)
• 국제회의·행사 코디네이터
  
  

특히 외국어 능력 + 일정·문서 관리 능력은 대기업·글로벌 기업 이직 시 강력한 경쟁력을 줍니다.

경영진과 조직을 잇는 연결 고리

비서·임원 수행비서는 단순한 보조가 아니라, 경영진과 조직을 연결하고, 회사의 대외 이미지를 지키는 중요한 역할을 합니다.
이 직무를 경험하면 업무 기획, 대외 커뮤니케이션, 위기 대응력을 고루 키울 수 있습니다.

 

이 글이 비서·수행비서 직무를 고민하는 분들에게 실질적인 도움이 되기를 바랍니다.